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悠悠岁月

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一分钟驾驭word 高效经典教程6  

2011-12-09 16:08:16|  分类: 电脑入门 |  标签: |举报 |字号 订阅

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I、软件操作技巧


1、Alt键的妙用

说明:适用于Office2003以上版本。

1)      按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距,可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

2)      按住Alt再进行相应操作,还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。

3)      按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。按Alt键后双击表格中任意位置,可快速选定整个表格。

4)      按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。

5)      按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。


2、双击、右击的妙用

说明:适用于Office2007。

双击大多数对象,将弹出相应的设置对话框,可以快速设置有关项目;选定对象(或将光标置于特定位置)后右击,弹出的快速菜单常会出现工具栏和主菜单中没有的选项。

  鼠标指针移到连线或顶点上右击还会出现许多选项。

1)      双击横标尺上的空白灰色区域或竖标尺上任意位置,会弹出“页面设置”对话框。

2)      双击标尺上栏间距区域,会弹出“分栏”对话框。

3)      双击标尺上任何一个制表位,会弹出“制表位”对话框。

4)      双击工具栏两侧空白处会弹出“自定义”对话框。如双击上下边线则工具栏会变为浮动工具栏。打开“自定义”对话框后右击菜单命令或工具按钮可修改它的样式。

5)      选定要复制的格式,再双击格式刷,可将选定格式多次复制到其他位置。

6)      快速拆分窗口:将鼠标指针移动到垂直滚动条顶端上的拆分条上,变成双向箭头后双击或拖动可拆分窗口。

7)      状态栏中的双击:双击状态栏的前两个框中任意位置可快速打开“查找和替换”对话框。双击“录制”则弹出“录制宏”对话框,双击“修订”、“扩展”、“改写”、书形图标则分别进入修订文档、扩展选定、改写、进行拼写与语法状态。

8)      在“文件”的“打开”对话框中,选定文件名后右击,选择“打印”可不打开文件而快速打印Word文档。

9)      选定多边形后右击,选择弹出菜单中的“编辑顶点”,按Ctrl不放,单击连线可增加顶点,单击顶点则删除该顶点。


3、word快捷键卡

说明:适用于Office2007。

如果功能不能用,请注意是否在英文输入状态。

 

Ctrl

Ctrl+Shift

Alt+Shift

Ctrl+Alt

A

全选all

大写allcaps

显示所有标题

 

B

粗体bold

粗体bold

 

 

C

拷贝copy

格式拷贝copy format

关闭预览cancel

版权copyright符号

D

字体格式dot

分散对齐distribute

插入日期date

 

E

居中对齐Center

修订edit

编辑邮件合并数据

插入尾注endnote

F

查找find

定义字体font

插入合并域

插入脚注footnote

G

定位go to

 

 

 

H

替换huan

应用隐藏格式hide

 

 

I

斜体italic

斜体italic

预览preview

 

J

两端对齐adjust

 

 

 

K

超级链接link

小型大写字母

预览邮件合并

自动套用格式

L

左对齐lef

列表样式list

显示

Listnum 域

M

左缩进margin

减少左缩进

打印已合并文档

批注 动词margin

N

新建new

降级为正文normal

合并文档

普通视图

O

打开open

 

标记目录项

大纲视图outline

P

打印print

定义字符大小pound

插入页码page

页面视图page

Q

取消段落格式quit

symbol字体quick

 

 

R

右对齐right

 

页眉页脚链接

注册商标register?

S

保存save

定义样式style

 

拆分窗口Split

T

首行缩进indent

减小首行缩进

时间time

商标trademarkrm       

U

下划线underline

下划线underline

更新域update

更新表格格式

V

粘贴

格式粘贴

 

插入自动图文集

W

写盘关闭write

只给词加下划线word

 

 

X

剪切

 

标记index entry

 

Y

重复

 

重复查找

 

Z

撤消

默认字体样式

 

返回

0

段前6p切换

 

 

 

1

单倍行距

 

显示“标题 1”

应用“标题 1”

2

双倍行距

 

显示“标题 2”

应用“标题 2”

3

锁定

 

显示“标题 3”

应用“标题 3”

4

 

 

 

 

5

1.5倍行距

 

应用“标题 5”

应用“标题 5”

=

下标和正常切换

上标与正常切换

 

 

 


4.Wrod功能键

说明:适用于Office2007。

 

Shift

Ctrl

Ctrl+Shift

Alt

Alt+Shift

Ctrl+Alt

F1

获得联机帮助Office助手

内容敏感型帮助或展现格式

 

 

定位至下一域

定位至前一域

 

Microsoft系统信息

F2

移动文字或图形

复制文本

 

打印预览

 

 

 

保存

 

打开

 

F3

插入“自动图文集”词条

改变字母大小写

 

剪切到“图文场”

插入“图文场”中的内容

创建“自动图文集”"词条

 

 

F4

重复上一操作

重复“查找或定位”

关闭窗口

 

 

退出Word

 

退出Word

 

 

F5

定位

 

移动到前一处修订

还原文档窗口文档大小

编辑书签

 

还原程序窗口大小

 

 

F6

定位至下一窗格

定位至前一窗格

定位至下一窗口

定位至前一窗口

 

 

 

F7

拼写

 

同义词库

 

“控制”菜单中的“移动"命令。

更新Word源文档中链接的信息

查找拼写错误(自动拼写检查)

中英词典

 

 

F8

扩展所选内容

缩小所选内容

“大小”命令

扩展所选内容(或块)

运行宏

 

 

 

F9

更新选定域

 

在域代码和其结果之间进行切换

插入空域

 

解除域的链接

 

在所有域和它们的结果之间进行切换

中运行Gotobutton或Macrobutton

 

F10

激活菜单栏

 

显示快捷菜单

将文档窗口最大化

激活标尺

 

将程序窗口最大化

 

 

F11

定位至下一域

定位至前一域

锁定域

 

解除对域的锁定

显示Visual Basic代码

 

 

F12

另存为

保存

打开

打印

 

 

 

 


5灵活动用WORD的“打开”对话框

说明:适用于Office2007。


5.1以不同方式打开文档

首先在“打开”对话框中将文件选中,然后单击“打开”下拉按钮,看到了吗?Word 2000提供了四种方式打开文档。

1)        “打开”:是对话框默认的文件打开方式,不说您也知道。

2)        “以只读方式打开”:则对文件所做的任何修改,只能以“另存为”方式保存,而不能直接修改并保存原文件。

3)        “以副本方式打开”,则系统会在原文件所在目录创建它的副本。例如,以副本方式打开了My Documents文件夹中的“Word技巧”,则My Documents文件夹会出现一个名为“Word技巧(2)”的新文件。

4)        若在对话框内选中了“Web页”或Web快捷方式,则“打开”下拉菜单的“用浏览器打开”命令可用。选择它即可用浏览器打开Web页或连接到某个Web站点。


5.2管理文件

1)        查找文件

 “打开”对话框具有基本的文件管理功能。“打开”对话框可用文字或文字与通配符搭配使用,查找含有某些关键字的文件。方法是:使用“查找范围”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字,或者打开“文件名”下拉列表查找已输入的关键字。必要时可打开“文件类型”下拉列表,选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮,则所有包含待查找关键文字的文件名均出现在对话框中。除此之外,你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”,如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”结尾的文件等。

2)        自动匹配文件

当你在对话框的“文件名”框内输入文件名后,只要输入的文件名与某个文件名匹配,框内就会自动补齐剩余的若干字符,回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分,寻找或打开其他文件。相信在Excel中录入数据时您已经领会到它的方便。

3)        排序文件

 “打开”对话框中的文件按一定规律排序,有利于用户快速查找文件。排序方法是:点击“视图”按钮,在下拉菜单中选择“排列图标”子菜单,从“按名称”、“按类型”、“按大小”和“按日期”四种排序方私中选择即可。


6、关于快捷键、菜单、工具栏

说明:不适用于Office2007。

1)        在主菜单上添加命令或工具按钮:使用800×600像素以上的分辨率,主菜单右边有很多空位置,把最常用的命令或图标放在上面,好处多多!

2)        快速自定义快捷键:按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后,鼠标指针会变为花朵形,再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后,就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。

3)        漂移下拉菜单:单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后,再拖动弹出列表的标题条到窗口中,可使该菜单漂移。


7、另有妙用的Ctrl+Z

说明:适用于Office2007。

大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步。但你知道吗?Ctrl+Z还有特殊的作用

先举一个例子,在没有改变W o rd缺省设置的情况下,在空行中输入:

“1、计算机的实际应用”,系统会自动将其变为项目编号的形式,并在下一行添加了“2、”字样。

这时如果按BackSpace键,可以删除第二行中的项目编号,并不能消除第一行中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选。

这时,Ctrl+Z就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后,顺手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能,可以按照一些约定将键入的内容自动更正。

比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后,系统做了两件事,先是换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生一样,系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改,这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的妙用。


8、在Word中直接批量转换文档

说明:不适用于Office2007。

手头上有许多Word生成的DOC文件,想都转化成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实,在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令,打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框),点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office2000或XP的安装程序,并会提示你插入Office2000光盘),再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将WORD/XP中所有支持的文件格式批量转换成WORD/XP格式,也可以将WORD/XP格式批量转换至WORD/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等,相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。


9、快速查看文档的内容和属性

说明:适用于Office2007。

快速查看的方法步骤为:

1)      单击“打开”按钮;

2)      在“查找范围”框中,单击包含要查看的文件的驱动器;

3)      双击文件夹列表中的文件夹,直到打开包含所需文件的文件夹,如果文件夹列表中没有所需文件,则可以对其进行搜索;

4)      单击所需文件;

5)      要想在打开文件之前先预览文件内容,则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查看文件属性,如文件长度、创建日期或最后修改日期等,则单击“详细命令”按钮;要查看文件属性,如主题或统计信息等,则单击“属性”命令。

 


10、“查找与替换”功能妙用。

说明:适用于Office2007。


10.1快速替换特殊格式的字体

如:要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。

操作方法:启动“替换”功能,在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电脑”,并单击“高级”选项,打开“格式”菜单(注意要在激活“替换为”下拉窗口的条件下),将字体设为粗体、红色、下划线。单击“全部替换”按钮即可。


10.2通配符的妙用

如:要将全文书名号内的内容都设为黑体、绿色。因为书名号的内容不一定相同,所以要使用通配符功能。

操作方法:启动“替换”功能,在“查找内容”中填入“《*》”(注:“*”可表示多个字符,“?”可表示一个字符),在“替换为”中点击鼠标,使光标定位,但不填入任何内容,再应用“高级”选项,将字体设为黑体、绿色,并在“使用通配符”前打钩。单击“全部替换”按钮即可。

 


11、如何查看和清空剪贴板

说明:适用于Office2007。直接点击“开始”-“剪贴板”即可查看。

在文档编辑过程中,用户经常会使用复制和粘贴功能,有时复制次数过多后,需要查看或删除剪贴板的内容,如何操作呢?

执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令,在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内容,用户可以选择单个删除或者全部清空。


12、鼠标快捷操作Word

说明:适用于Office2007。拆分窗口前需要新建窗口。通过“视图”-“窗口”-“新建窗口”可以建立另一外编辑环境。对新建的窗口,拆分功能可用!原窗口拆分功能仍不可用。

如果你经常要录入较长的文档,常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作,翻来覆去,实在辛苦。这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了,它就是位于窗口右边滚动条上方、与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条。把鼠标放在上面,鼠标就会变成一个如同十字架的上下箭头,在这种状态下双击左键,窗口就会上下一分为二,这样我们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作(其作用就相当于“窗口”中的“折分”)。我们还可以按住该滚动条并往下拖,这样也可以把窗口分成两个,窗口的大小可以用鼠标来调整。

 


12.1快速保存

首先,要设置启用快速保存:设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令,在“选项”对话框中选择“保存”标签卡,然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后,word的菜单会生相应的变化,选择“文件”菜单,在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候,只保存改变过的内容,用它可以节省保存时间。


12.2同时编辑长文档的多个部分

同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑,这里有两种方法实现该功能。

1)        方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分,首先打开需显示的文档,然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项,这样屏幕上就会产生一个新窗口,显示的是同一文档,你可以通过窗口切换和窗口滚动技术,使不同的窗口显示同一文档的不同部分。

2)        方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分,即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项,将当前文档窗口分割为两个子窗口,且两个子窗口都是激活的,你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态,可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。


12.3同时保存或关闭多个文档

同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时,若要同时保存和关闭所有文档,可按住Shift键,再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项,你只需单击其中之一即可。

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