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一分钟驾驭word 高效经典教程5  

2011-12-08 20:20:34|  分类: 电脑入门 |  标签: |举报 |字号 订阅

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H、高级格式化


1、WORD中样式的使用

说明:适用于Office2007。

Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式,或者更改所需的外观。在创建新样式时,你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外,为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称,可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式,你可以调整已有样式的格式设置。

1)        创建新样式

(1)      选定要将其格式保存为样式的文本。

(2)      单击“格式”菜单,单击“样式”,然后单击新建。

(3)      键入简短的、描述性名称。

(4)      单击“样式类型”下拉箭头,然后单击“段落”,在样式中包括所选文本的行距和页边距,或者单击“字符”,在样式中只包括格式,例如字体、字号和粗体。

(5)      单击“后续段落样式”下拉箭头,然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。

(6)      单击“添至模板”复选框,将新样式保护到当前模板中。

(7)      单击“确定”。

(8)      单击“应用”或“关闭”。

2)        浏览不同的样式列表

在查看样式对话框中的样式列表时,你可以选择要查看的样式类型:正在使用的样式,所有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。

3)        更改老样式

(1)      单击“格式”菜单,然后单击“样式”。

(2)      单击要更改的样式。

(3)      单击“更改”。

(4)      单击格式,然后单击要更改的格式类型。

a、  要更改字符“格式”,例如字体类型和粗体,你可以单击字体。

b、  要更改行距和缩进,你可以单击段落。

(5)      选择所需的格式选项,然后单击确定。

(6)      检查预览框,预览样式描述。进行所需的格式更改。

(7)      单击“确定”。

(8)      单击“应用”或“关闭”。

提示:使用样式节省时间

一旦你用样式设置了文档格式,你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式,然后查看自动更改的带有该样式的所有文本。

4)        快速创建标题样式

你可以创建居中和粗体文本的标题样式。键入“标题”,选定该文本,然后单击格式工具栏上的居中和加粗按钮。接下来,突出显示格式工具栏上的样式框中的样式名称。键入名称,例如标题,然后按Enter键。现在你的文档就可以使用该样式了。

5)        快速修改标题样式

你可使带有标题样式的文本倾斜。选定标题文本,单击格式工具栏上的倾斜按钮,单击样式下拉箭头,单击标题,单击更新样式,以反映最近所做修改单选钮,再单击确定。


2、Word分节符

说明:适用于Office2007。

在Word的6.0至Word 2002版本中,我们每次开启一个新的空白文档时,都可以在Word窗口的左下角发现"1页 1节"的字样。由此我们可以知道,在此文档中,只包含一个"节"。那么,什么是"节"呢?

所谓的"节",就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入"节"的概念,是因为我们在编辑文档的时候,有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如,在某些文档中,可能会使用较宽的表格,这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行"旋转",以便能够取得更好的显示效果。这时候就需要利用"分节"的技术,来控制某个特定页面的版式属性。本文就以Word的最新版本Word 2002为例,跟大家讨论一下有关"节"的方方面面。


2.1分节符所包含的信息

分节符可以包含以下信息:

l         页面方向(横向或纵向)

l         页边距

l         分栏状态

l         纵向对齐方式

l         行号

l         页眉和页脚样式

l         页码

l         纸型大小及纸张来源


2.2插入分节符

说明:在Office2007中“页面布局”-》“页面设置”-》“分隔符”中弹出的菜单中可选择分节符类型并插入。

插入分节符的办法为,选择"插入"*"分隔符",弹出"分节符"对话框(如图1所示)。然后选择合适的分节符类型,点击"确定"按钮即可。注意: 我们可以把分节符当作一种隐藏的代码,它包含了所在的位置之前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的,用户在删除分节符的时候,了解这一概念非常必要)。


2.3让分节符现形

插入了分节符之后,您很可能看不到它。因为在我们最常用的"页面"视图模式下,通常是看不到分节符的。这时,我们可以单击"常用"工具栏上的"显示/隐藏编辑标记"按钮,让分节符现出原形。在文档中显示的分节符如图2所示。从图2可以看出,分节符使用双行的虚线表示,同时括号里注明了该分节符的类型。


2.4了解分节符的类型

从图1中我们可以看到,在Word 2002中有4种分节符可供选择,它们分别是"下一页"、"连续"、"奇数页"和"偶数页"选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。

l         下一页

在插入此分节符的地方,Word会强制分页,新的"节"从下一页开始。如果要在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字,以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或者纸型,应该使用这种分节符。

l         连续

插入"连续"分节符后,文档不会被强制分页。但是,如果"连续"分节符前后的页面设置不同,例如纸型和纸张走向等,即使选择使用"连续"分节符,Word也会在分节符处强制文档分页。而"连续"分节符的作用,主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时,更需要连续分节符的帮助(分栏效果如图3所示)。

当然,使用Word 6.0到Word 2002版本的用户在设置报纸分栏时,并不需要手工插入分节符。用户只需选定需要分栏的段落,然后选择合适的分栏数量即可,Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏,可以直接删除相关分节符,这比重新设置分栏要容易得多。

l         奇数页

在插入"奇数页"分节符之后,新的一节会从其后的第一个奇数页面开始(以页码编号为准)。在编辑长篇文稿,尤其是书稿时,人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页,此时即可使用"奇数页"分节符。注意: 如果上一章节结束的位置是一个奇数页,也不必强制插入一个空白页。在插入"奇数页"分节符后,Word会自动在相应位置留出空白页。

l         偶数页

"偶数页"分节符的功能与奇数页的类似,只不过是后面的一节从偶数页开始,在此不再赘述。


2.5改变分节符属性

说明:对话框位于“页面布局”-》“页面设置”-》“版式”。

插入分节符之后,如果需要改变其属性,无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可以把光标放置在需要改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置),然后选择"文件"*"页面设置",在"页面设置"对话框中选择"版式"选项卡,在"节的起始位置"选项中,选择新的起始位置即可(如图4所示)。


2.6删除分节符

在需要对分节符进行删除的时候,要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字,而不是后面的。这一点请大家一定要记牢,不然在删除时容易选错删除对象,而把编辑好的文档弄得面目全非。

如果需要一次性删除文档中所有的分节符,可以使用Word 2002的"查找替换"功能。在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符),也可以单击"高级"按钮,在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项,并替换为空,然后点击"全部替换"按钮,文档中所有的分节符即可全部删除(如图5所示)。

值得注意的是,在删除分节符时,该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。例如,如果把一篇文档分为两个小节,第一小节分两栏,第二小节分三栏。此时如果删除它们之间的分节符,那么整篇文档就会变成三栏版式。


2.7利用分节符进行快速排版

分节符是排版的好帮手,不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如,用户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中,这样在以后使用时,直接插入该自动条目即可,省去了许多繁琐的排版工作。另外,如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式(例如纸型及纸张方向等),可以进入"普通"视图模式,复制包含前面小节排版信息的分节符,然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样,新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式。还有一点要提醒大家,如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字,而复制的文字中包含分节符,那么当该段文字被粘贴后,文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列。另外,由于在Word文档中,最后一小节的版式信息保存在文档的最后一个回车符中,所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时,最后一小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。

 


3Word文字自动适应单元格大小

说明:适用于Office2007。说明使用此设置之后系统会一直自动的压缩文字的宽度,而不会产生任何换行。

在Word 2000中,当我们向表格中输入文字时,表格的列宽会自动增加以适应文字,但如果对单元格的尺寸有要求时,在Word 97中只能手工调整文字间距,而在Word 2000中则可以自动调整文字间距以适应单元格。要启动这项功能,可进行如下设置:

1)        选中该单元格。

2)        从“表格”菜单中选择“表格属性”命令,随后出现“表格属性”对话框。

3)        在“表格”选项卡中,单击“选项”按钮,随后弹出“表格选项”对话框,清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框以固定表格尺寸。

4)        在“单元格”选项卡中,单击“选项”按钮,弹出“单元格选项”对话框,单击选中“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为零。

5)        单击“确定”按钮。

然后在该单元格内输入文字时,Word会自动调整字符间距以适应单元格大小,但字符字号不变。有兴趣的朋友可以试一试,看一看这样制作出来的表格是否既省事又美观。在Excel中也可以进行类似的设置让文字适应单元格的大小,方法是执行“格式→单元格→对齐→缩小字体填充”命令。


4Word中取消文本录入过程中的自动编号

说明:适用于Office2007。

可执行菜单“工具/自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中,切换到“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。


5给跨页的表格自动添加表头

说明:适用于Office2007。

如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。


6按姓氏笔画排序

说明:适用于Office2007。

在Word的表格功能中,为了适应中文习惯,新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是:选择需要排序的列,左击“表格/排序”选单项,再选择“类型”组合框中的“笔画”项,并选择“递增”或“递减”,点击“确定”即可。你会看到,此时的表格已按“姓氏笔画”(而不是“姓名笔画”)的递增(或递减)排列好了。


7、巧用“稿纸”格式

说明:适用于Office2007。但似乎不太实用,取消组合后有20*20个方格,一一排列起来是件非常痛苦的事情。

在WORD中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:

1)        左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;

2)        左击“视图/页眉和页脚”选单项;

3)        左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;

4)        右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;

5)        拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;

6)        左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;

7)        将每页行数设置为31后确定;

8)        关闭“页眉/页脚”即可。


8、创建项目符号和编号的方法

说明:适用于Office2007。

Word可以为提纲式的列表加上各种项目符号或编号,也是最简便的几种。

8.1为列表加编号和删除编号使文档组织更有条理和重点更突出 。创建好列表后,还可以按笔划顺序、编号顺序或创建日期对列表排序。


创建项目符号和编号的方法有几种,下面介绍我们常用的、

1)      选定要加编号的段落。

2)      单击工具栏上的“编号”按钮后,将对所选文本自动加上数字编号。

3)      若要删除列表编号,则选定要删除编号的段落。

4)      单击工具栏上的“编号”按钮,将删除所选文本的数字编号。


8.2为列表增加和删除项目符号

1)      选定要加项目符号的段落。

2)      单击工具栏上的“项目符号”按钮,将对所选文本自动加上项目符号。

3)      若要删除列表项目符号,则选定要删除项目符号的段落。

4)      单击工具栏上的“项目符号”按钮,将删除所选文本的项目符号。


8.4改变列表编号的类型或为其添加颜色,或自定义编号

1)      选定要更改的或要采用新定义编号的文本或列表段落。

2)      从“格式”菜单中选择“项目符号和编号”,打开“项目符号和编号”对话框。

3)      选择“编号”标签卡,可以从6种预定义的编号中选择一种。

4)      单击“自定义”按钮,打开“自定义编号列表”对话框。

5)      从“编号位置”栏,可选择编号的位置及是否用“悬挂式缩进”。

6)      从“编号”框,可选择不同编号样式;从“字体…”框,可打开“字体”对话框, 从中选择不同字体。

7)      按“确定”按钮,屏幕提示时确认所作更改。

按类似方法还可选择“多级符号”选项卡,选择定义多级符号。


8.5编号和项目的相互转换

1)      选定要修改的带有项目符号的段落。

2)      单击格式工具栏上的“编号”按钮。

也可用类似的方法,将带编号的段落修改为带项目符号的段落


9、在Word中“文字”与“表格”相互转换

说明:适用于Office2007。

在Word 2000及Word 2002中,如果要把“文字”与“表格”互相方便地转换,请使用“表格”中的“转换”子菜单。在相互转换过程中,必须根据需要选用段落标记(敲回车键时呈现的标记)、制表符(→)或逗号字符等分隔符。将表格转换成文字时,用分隔符标识分隔文字的位置;在将文字转变成表格时,用其标识新行或新列的起始位置。


9.1表格转换成文字

说明:位于“布局”-》“数据”-》“转换成文本”。布局工具栏需要选择表格后才会出现。

在将Word表格转变成Word文字时,表格中的每一行末尾将出现段落标记以示该行的结束。同一行中的相邻列将用制表符、逗号或所选的其他标记来间隔表格中不同列内容。如果希望每个单元格中的内容都自成一段,就选用段落标记作为分隔符。

操作技巧:

1)      要将行或表格转换成段落,请先选定行或表格。

2)      指向“表格”菜单中的“转换”子菜单,然后单击“表格转换成文字”命令,图1所示。

3)      在对话框中的“文字分隔符”下,单击所需的字符,作为替代列边框的分隔符。表格各行用段落标记分隔。

4)      单击“确定”按钮。

说明:

l         当“文字分隔符”选用“制表符”时(“制表符”单选框出现黑点),再单击“确定”按钮。此时原表格处只是去掉了表格线,而原各单元格的内容未发生任何变化。当“文字分隔符”选用“逗号”时,单击“确定”后,原表格处的每行内容没变,但同行相邻单元格内容之间将用小写逗号区分,且间距变小。当选用“段落标记”时,每一单元格的内容将自成一段。

l         “表格转换成文字”命令,只能适用于某行或几行及整个表格,对列或其中的某部分表格不适用。


9.2文字转换成表格

说明:Office2007中选中待转换文本后,点击“插入”-“表格”(向下箭头)-“文字转换成表格”。

在将文字转变成表格时,Word会将段落标记所在的位置作为行的起点,将制表符、逗号或其他所选标记所在的位置作为列的起点。如果希望新表格中只包括一列,请选择段落标记作为分隔符。

如:现以逗号(也可用空格或其他)作为列的起点,把学生的成绩文字转换成一个三列表格为例,介绍操作技巧。

步骤:

1)      输入姓名及成绩。姓名与成绩之间要用小写逗号。

2)      选中要转换成表格的文字(把三个人名及成绩全选中)。

3)      单击“表格”菜单的“转换”子菜单,指向“文字转换成表格”命令并点击。出现“将文字转换成表格”对话框。

4)      选择“文字分隔位置”下的某一可选项(本例选逗号),在“列数”文本框中填入需要列的数字。

5)      单击“确定”按钮。将出现表格如下图。


10、怎样从文档或模板中复制样式?  

说明:适用于Office2007。“开始”-“样式”对话框-“管理样式”-“导入导出”。

1)        选择“格式”菜单中的“样式”命令;

2)        在“管理器”对话框中选择“样式”选择项;

3)        若要对一个文档或模板进行复制样式,选择列表下的“关闭文件”按钮关闭该文件,然后选择“打开文件”按钮打开文档或模板。如果需要可以选择“打开”对话框中的“文档类型”或“文档模板”。若所要的模板没有出现在列表中,可选择其它驱动器或目录;

4)        在“管理器”对话框中,从左侧或右侧列表中选出要复制的样式,然后选择“复制”按钮。若要选择一组样式可单击该组中的第一项,然后按住Shift并单击最后一项。若要分别选择几个独立的样式,可按住Ctrl键并单击每一项;

5)        选择“关闭”按钮。

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