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一分钟驾驭word 高效经典教程1  

2011-12-05 07:33:26|  分类: 电脑入门 |  标签: |举报 |字号 订阅

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A、基础知识


1、度量单位

word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于28.35磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在“工具→选项”的“常规”选项卡上选定使用哪一种度量单位。

“度量单位”下拉列表框的下面还有一个“使用字符单位”复选框,如果将其选中,无论选定了哪种度量单位,视图标尺上的刻度值是“字符”;“格式”→“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡上“缩进”以“字符”来度量,“段前”、“段后”以“行”来度量。


2、WORD中文字字号与磅的对应关系

中文Word中字体的大小有两种单位,一种是字号另外一种则是国际上通用的磅,他们对应关系如下。

字号

厘米

英寸

12点活字

初号

42

1.4840994

0.583333333

3.5

小初

36

1.2720852

0.5

3

一号

26

0.9187282

0.361111111

2.1666667

小一

24

0.8480568

0.333333333

2

二号

22

0.7773854

0.305555556

1.8333333

小二

18

0.6360426

0.25

1.5

三号

16

0.5653712

0.222222222

1.3333333

小三

15

0.5300355

0.208333333

1.25

四号

14

0.4946998

0.194444444

1.1666667

小四

12

0.4240284

0.166666667

1

五号

10.5

0.3710249

0.145833333

0.875

小五

9

0.3180213

0.125

0.75

六号

7.5

0.2650178

0.104166667

0.625

小六

6.5

0.2296821

0.090277778

0.5416667

七号

5.5

0.1943464

0.076388889

0.4583333

八号

5

0.1766785

0.069444444

0.4166667

 


3、字体文件格式

在Windows 98中,系统使用得最多的就是*.TTF(True Type)轮廓字库文件,它既能显示也能打印,并且支持无极变倍,在任何情况下都不会出现锯齿问题。而*.FOT则是与*.TTF文件对应的字体资源文件,它是TTF字体文件的资源指针,指明了系统所使用的TTF文件的具体位置,而不用必须指定到FONTS文件夹中。*.FNT(矢量字库)和*.FON(显示字库)的应用范围都比较广泛。另外,那些使用过老版本的WPS的用户可能对*.PS文件还有一定的印象,*.PS实际上是DOS下轮廓字库的一种形式,其性能与*.TTF基本类似,采用某些特殊方法之后,我们甚至还可以实现在Windows中直接使用这些*.PS字库(*.PS1、*.PS2都是PS字库)。

 

B、文本编辑


1、快速移动文档

说明:经测试均适用于Office2007。方法三只适用于同一文档内部的移动,不适用于文档间的移动。

方法一:剪切粘贴法

l  选中相应内容

l  剪切(Ctrl+X)

l  移动到相应的位置

l  粘贴(Ctrl+V)

方法二:拖动法

l  选中相应的内容

l  用鼠标拖动内容到相应的位置

l  按下Ctrl键是复制内容,而不是移动(剪切)

方法三:F2法

l  选中相应的内容

l  按下F2键

l  移动光标到相应位置

l  按下ENTER键

l  此法类似于方法一,F2相当于剪切,ENTER相当于粘贴。但按下F2后光标会变虚线。


2、快速传递文档

说明:此法实时是上述方法在多个文档之间的使用,方式相同。但方法3不适用(可能只适用于文档内部)。

Word为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法:传送之前,首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口,然后把窗口还原为原来尺寸,这时可在屏幕上同时看到多个文档,再重排平铺各窗口,把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上,此时移动鼠标,拖拉传送对象,就可在文档之间传送正文了。具体操作如下:

1)      打开欲传送正文的多个文档文件;

2)      从窗口菜单中选择“全部重排”命令,也可按Ctrl+F5键重定义窗口尺寸,使其分割为多个窗口;

3)      在第一个窗口文档中,选择欲传送的正文,然后释放鼠标;

4)      单击所选正文任意部分,拖拉正文到下一文档的指定位置,然后释放鼠标,正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。如果在拖拉正文时,按下Ctrl键,还可把选中的正文部分复制到下一文档中,而不删除原来文档中该正文部分。


3、删除空行

说明:查找、替换的灵活使用。

使用“查找替换”功能,把所有的“连续地两个段落标记”替换为一个即可。

段落标记在查找替换中可以表示为^p。


4、多处剪切,一处粘贴

说明:图文场功能在Office2007中默认是关闭的,需要手动通过快捷工具栏的方式打开,使用起来较不方便。但Ctrl+F3和Ctrl+Shift+F3的快捷键依然有效。可以通过这种方式实现多次剪切,一次粘贴的效果。

用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板,可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形,再按下Ctrl+F3组合键移至图文场,对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置;⑶若插入图文场内容而并清空图文场,可按下Ctrl+Shift+F3组合键,若只插入图文场内容而不清空图文场,可按住Shift键,选择“插入”菜单中“自动图文集”命令,再单击“自动图文集”,然后在“请在此键入自动图文集词条”框中,单击“图文场”,选择“插入”按钮。  

顺便说一句,你若要查看图文场内容,可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令,再单击自动图文集名称列表中的“图文场”, Word在“预览”框中可显示内容。


5、文字块的快速、重复录入方法

说明:使用自动更正的方式来实现。自动图文集已经默认被关闭。

用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入,这时你可以用自动图文集来解决该问题,这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字,在编辑正文时,只需输入相应的词条,Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集,可选择“工具”菜单中“自动更正”命令,单击“自动图文集”标签卡,然后选择“添加”按钮进行编辑添加,编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后,只要你录入“赛迪”两个字后,屏幕上会立即显示整个词条,击回车键这个“词条”便被添加文档中。

自动图文集功能在Office2007中已经被取消。只能使用自动更正的方式来实现!在 Office2007中存在着正文自动更正与数字自动更正。使用的方式是:

l  点击Office按钮(左上角的圆球)

l  选项

l  校对

l  自动更新选项->自动更正


6、Word文档超级链接知多少
6.1关闭和开启自动超级链接

说明:Office2007中有效。位于“选项”-》“校对”-》“自动更正选项”-》“键入时自动套用格式”。

有时候,在处理某类文档时,不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接,这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。您可以选择“工具”*“自动更正选项”,在“键入时自动套用格式”选项卡中取消“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框(如图1所示),单击“确定”按钮。


6.2取消超级链接

说明:Office2007中有效。

当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接,并不想彻底删除文字或图像时,可以用鼠标右键单击该超级链接,并在弹出的快捷菜单中选择“取消超级链接”选项即可(如图2所示)。

如果想一次取消文档中所有的超级链接,则可以选择“编辑”*“全选”(也可以使用组合键Ctrl+A),选中文档中的所有内容,然后按Ctrl+Shift+F9。不过需要注意的是,这个快捷键的功能是将所有的“域”,其中包括超级链接,转换为普通文本。所以,使用时要慎重,确保需要转换的文档中不包含重要的域。因为一旦域被转换成了普通文本,就无法自动被更新,并会因此产生错误。有关域的知识,可以参阅Word的帮助文件。


6.3避免不完整的超级链接

说明:Office2007中有效。另外注明在使用带引号的URL地址后引号会被自动删除!

有时,我们输入的超级链接包含空格。结果是,一个地址还没有输入完整,刚一按下空格键,Word就把前半部分自动转换成了超级链接。应该如何避免这种情况呢?

遇到这种网络地址,我们在输入的时候,应该用双引号把地址引起来,这样,当输入完尾部的双引号,再按下空格键时,这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。需要注意的是,这里使用的双引号应该是英文字符,而不是汉字的全角双引号。


6.4编辑、跟踪超级链接

说明:Office2007中有效。

如果需要改变文档中超级链接所显示的内容,可以使用鼠标右键单击该链接,选择“编辑超链接”选项,打开“编辑超级链接”对话框。在“要显示的文字”选项的文本框中输入新的文字,单击“确定”按钮即可(如图3所示)。

在“编辑超级链接”对话框中,我们还可以改变超级链接的地址,使它指向另外的网络地址或本地文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键,同时用鼠标单击该链接。


6.5创建文档内部的超级链接

说明:Office2007中有效。

当需要在一个文档内部创建超级链接,以实现阅读中的跳转时,可以选择以下3种方法:

1)        拖放式编辑法

首先保存文档,然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标,按下鼠标右键,把选定的目标拖到需要链接到的位置,释放鼠标按键,在快捷菜单中选择“在此创建超级链接”选项即可(如图4所示)。

2)        拷贝、粘贴法

有时,超级链接的起点和终点在文档中相距较远,使用拖放式编辑很不方便。这时,可以使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像,按Ctrl+C拷贝选定内容,把光标移动到需要加入链接的位置,选择“编辑”*“粘贴为超链接”即可。

3)        书签法

首先保存文档,选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标,选择“插入”*“书签”,插入书签时,需要为书签命名,注意书签名不能重复。命名后单击“添加”按钮,把光标移到需要添加超级链接的位置,选择“插入”*“超级链接”,在“编辑超链接”对话框中单击“书签”按钮,并在“在文档中选择位置”对话框中选择特定的书签,单击“确定”按钮即可。

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