注册 登录  
 加关注
   显示下一条  |  关闭
温馨提示!由于新浪微博认证机制调整,您的新浪微博帐号绑定已过期,请重新绑定!立即重新绑定新浪微博》  |  关闭

悠悠岁月

岁月悠悠,时光如水

 
 
 

日志

 
 

分钟驾驭word 高效经典教程9  

2011-12-12 09:00:12|  分类: 电脑入门 |  标签: |举报 |字号 订阅

  下载LOFTER 我的照片书  |
 

L、页面排版及打印


1、页眉和页脚

页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时,你只需一次性输入文字信息,这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端),把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令,请先选择菜单“视图/页面”,此时文档就显示为打印输出的分页效果。

选择菜单“视图/页眉和页脚”,屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域,它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域,请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

要为页脚加上页号,首先请切换到页脚设置模式,然后双击插入页号的位置,再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page},这是因为你开启了域代码显示,按下“Alt+F9”可以关闭域代码。


2、定义印刷样式的页眉

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数,十分漂亮,其实word也可以达到这个功能

1)        插入页码:位置--页眉,对齐方式--外侧

2)        分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码:STYLEREF "标题 1" (其中"标题 1"为你想使用的样式名称)

3)        通过制表位调节显示位置使其美观

4)        根据章节划分应用样式后,页眉自动显示相应的标题

如果你有双面打印机,那打印出的成品将和印刷品一样。

 


3、Word 中同一页面显示不同页码

我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式,然后又要将该类文件集中起来装订成一本书,并在页脚中显示页码,表明该页在整本书中的位置,这就出现了同一页面显示不同页码的情况,利用域可以方便地解决这一问题。

假如某文件在整本书中的起始页码为101,按照下面步骤可以完成:

1)        设置页眉。在页眉中输入“第页共页”,将光标移动“第”后面,选择菜单“插入→域(F)”,从域名中选择Page,或者在“第”后面输入Page,然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages,这就完成了“第×页共×页”的设置。

2)        设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page,然后在Page前面输入“=100+”,最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9,通过打印预览就可以查看效果了。


4、高级页号设置

在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如,你可以把页号设置成“--第2页--”这种形式。为此,你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外,你还可以用鼠标选中页号,然后任意为页号设置文本格式,比如不同的字体大小和字体类型。

在单独使用页号的情况下,你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。要实现这一点,请选择菜单“视图/页眉和页脚”,然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”,而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页”,“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。

对于大型文档(实际上是任何文档),我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是:选择菜单“视图/页眉和页脚”,切换到页脚,选择“插入自动图文集”,然后从菜单选择“文件名”。如果你希望文件路径也一同出现,请用“文件名字和路径”代替“文件”。

如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦,可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚,从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚,页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地,要返回文档正文,你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。

页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式,请选择菜单“格式/样式”,选择你想要修改的样式,然后依次选择“更改/格式/字体”。修改字体样式,完成后点击“确定”。

对于大型Word文档,我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的:在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮,选择“版式”选项卡,启用“首页不同”选项,然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚,请移到第二页,然后按照前面介绍的方法进行设置。

取消首页的页眉和页脚之后,我们往往还要让页号从第二页开始编号,即让第二页的页号显示为第1页,彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点,请选择页脚,然后用鼠标选中页号,再点击“设置页码格式”按钮。把起始页号设置成0,然后点击“确定”。这样,文档第二页的页号就变成了1。

 


5、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题

遇到WORD中超过一页的表格,可能会这样处理:把标题复制到每一页的开始部分,以确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除,都会造成重新分页,你先前复制标题可能会跑到页的其它位置。

你可以这样做:选中表格的主题行,在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。

 


6、双面打印Word文档

在使用Word编辑打印文字资料时,常常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上,其中一侧的宽度要比另一侧宽一些做为装订线。下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印来介绍具体的设置过程。

1)      页面设置。一篇文字资料输入完毕后,通过选择Word选单中文件选单下的页面设置选项,设置纸张大小,如这里选择的是b5纸,在字符数/行数页框中,选择每一页打印的行数和每行要打印的字数。在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打印,在这里主要对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置,在这里笔者设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米,同时设置装订线的值为10毫米,选择对称页边距,这样双面打印的页面设置完毕,设置结果如图1所示。

2)      打印设置。进入打印设置窗口中,选择双面打印,由于激光打印机出纸的顺序不同。这时要进行的设置也有所不同,如使用打印机的上出纸,要进入选项设置,即用鼠标点击选项按钮,在双面打印选项中,将打印顺序2选中,即窗口上显示顺序为6、4、2。使用下出纸,不用这步设置。全部设置完毕即可进行双面打印了


7、WORD打印到文件的应用

WORD文件打印时,在打印参数设置窗口中有一个选项,叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中,再点确定进行打印,将弹出一个文件保存窗口,让用 户选择WORD打印文件的保存位置,再确定,WORD的内容将输出到一个打印文件中,默认的文件扩展名是 .prn。

那么什么情况下需要使用这个功能,又如何使用这个功能呢?


7.1为什么要使用WORD打印文件?

1)      普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持,而打印文件不须要WORD的支持,甚至不须要汉字操作系统的支持,这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号,就可以将保存的打印文件传递过去打印,而不必担心是否有相应的操作系统,是否有WORD以及是什么版本。

2)      在进行文件传送时,为考虑系统和编辑器的兼容性,常使用文本格式,但文本格式损失了全部的文字格式信息,不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点,其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。

3)      prn 文件具有较小的体积,为文件交换提供便利。


7.2生成打印文件

打印操作与正常打印完全相同,在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上,在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名,确定即可(如图)。


7.3打印文件的使用

使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下,然后用COPY命令将打印文件发送到打印机,命令格式如下:

copy 文件名 prn /b

命令共四个部分,其中prn 指将输出设备指定为打印机;

/b 指以二进制方式输出,如无此参数,图片等信息可能无法正确打印。


7.4需要注意的几个问题

WORD打印文件生成以后,就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了,只能直接发送到打印机。

1)      打印时,打印机必须先打开,并连机。

2)      生成WORD打印文件时,必须考虑用什么打印机打印这个文件,打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机,生成的打印文件是不同的,如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。

3)      打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。

 


8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果

当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时,很希望屏幕上显示的大小与打印结果完全相同,以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的Word显示的结果与打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么,但由于各人所用的显示器的尺寸不同,而且相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同,因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果能够给Word添加一个1:1全真显示的工具按钮就好了!这样即使我们不需要进行精确的套打,也可以在文稿完成后按一下这个按钮,看看最终输出的字体大小设置是否合适,我们可以用一个宏命令来解决这个问题。


8.1取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。

由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同,因此在此无法给出一个固定的数据。请先将显示器的画幅调整妥当,以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4纸,用尺子量下纸张的宽度,要求精确到毫米,因为标称为某种开本的纸张,其实际大小并不一定与标称值相同。然后,新建一个空白文档,单击“视图”工具栏,选择“页面”,再单击“文件”菜单栏,选择“页面设置”,在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”设置为与准备的纸张相同的纸型,如在此为A4,再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全一致,确定后返回编辑界面。现在我们就以这张纸为依据,确定屏幕显示比例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小,注意系统本身只提供若干种固定的显示比例,其实我们完全可以直接输入任意一个整数,比如14英寸显示器在设置为78%后,屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致,这个“78”就是我们下一步需要的数据。


8.2编写一个宏命令

单级“工具”菜单栏,选择“宏”,再单级“宏”命令,或者直接利用组合键“Alt”+“F8”打开“宏”对话框,在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”,然后单击“创建”命令,打开Visual Basic编辑器在代码编辑窗口输入下列代码:

Public Sub真实显示( )

ActiveWindow.ActivePane.View.

Zoom.Percentage=78

End Sub

(注意:代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字)


8.3创建工具栏按钮

单击“工具”菜单栏,选择“自定义”命令,或者利用组合键Alt+V+T+C,调出工具栏“自定义”对话框,选择“命令”中的“宏”,右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那个“真实显示”的宏,将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置,这时工具栏中会出现一个与宏名对应的按钮,单击“关闭”按钮退出设置。

现在,我们的Word就能够实现真正的所见即所得了!

 


9、如何在文档的打印预览时编辑文本?

1)        在打印预览中显示要编辑的页面;

2)        用鼠标左键单击要编辑的位置;

3)        在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮,然后进行编辑。


10、快速打印多个文档

在WORD中可同时打印多个文档,其方法为:

1)        单击“文件”菜单中“打开”菜单项,打开“打开”对话框;

2)        选中要打印的多个文档,用Shift可选择顺序相连文档,用Ctrl键可选择不相连的多个文档;

3)        选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。

 

  评论这张
 
阅读(66)| 评论(0)
推荐 转载

历史上的今天

在LOFTER的更多文章

评论

<#--最新日志,群博日志--> <#--推荐日志--> <#--引用记录--> <#--博主推荐--> <#--随机阅读--> <#--首页推荐--> <#--历史上的今天--> <#--被推荐日志--> <#--上一篇,下一篇--> <#-- 热度 --> <#-- 网易新闻广告 --> <#--右边模块结构--> <#--评论模块结构--> <#--引用模块结构--> <#--博主发起的投票-->
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

页脚

网易公司版权所有 ©1997-2017